Kostnads- och kvadratmeterjakt, rätt väg för statliga kontorslokaler?

Riksrevisionen har nyligen publicerat en uppmärksammad rapport: “Kostsam kvadratmeterjakt – statens användning och anskaffning av kontorslokaler”. Rapporten visar att det finns en potentiell besparing på 2,5–4 miljarder om ytan per anställd minskas. Lösningen är inte bara större eller mindre yta – utan smartare yta.

Ett steg i rätt riktning

Staten spenderar omkring 10–15 miljarder kronor årligen på kontorslokaler. Om ytan per anställd istället minskas från dagens 22 kvm till 15 kvm och lokalerna flyttar till mindre centrala lägen, skulle en potentiell besparing på 2,5–4 miljarder kunna göras.

Det är en viktig granskning. Det är också positivt att Riksrevisionen rekommenderar regeringen att införa en strategi för kontorsanvändningen i staten som tydliggör riktlinjer för kontorsarea och kontorens geografiska läge på orten. Det finns flera viktiga perspektiv att ta i beaktande när denna strategi tas fram, om faktiska kostnadsbesparingar ska uppnås och kunna förverkligas över tid.

I rapporten går att läsa: ”Riksrevisionen bedömer att den låga beläggningsgraden tyder på att resurser skulle kunna användas mer effektivt för att utveckla mer ändamålsenliga kontor och samtidigt minska statens kostnader för kontorsanvändning. Regeringen bör därför stödja myndigheterna i omställningen genom en tydligare styrning av förändringsarbetet.” vilket blir relevanta perspektiv som inte får tappas bort när strategin tas fram.

Varför är det viktigt med ändamålsenliga kontor och förändringsledning?

Att minska kostnader genom att kapa kvadratmeter låter logiskt – särskilt när lokaler står delvis tomma och trycket på kostnadseffektivitet ökar. Men om vi stirrar oss blinda på yta, finns det risk att vi missar det verkliga värdet av kontoret? Ett kontor är inte bara en rad i budgeten. Det är en strategisk resurs. Och i bästa fall – en möjliggörare av produktivitet, innovation och mänsklig hållbarhet.

Att fokusera enbart på kvadratmeterkostnad riskerar att ge oss billigare kontor – men dyrare konsekvenser i längden

Vi som arbetar med kontors- och arbetsplatsutveckling ser det ofta: arbetsmiljöer som är kostnadseffektiva på pappret men ineffektiva i praktiken. Lokaler som saknar flexibilitet, mötesytor eller stöd för koncentrerat arbete. Kontor där ingen vill vara – eller där de som ändå kommer in inte kan göra sitt jobb ordentligt.

Vi förstår varför och välkomnar varmt att det statliga uppdraget nu skärps: bättre styrning, större samordning, tydligare riktlinjer. Det är rätt väg framåt! Vi uppmuntrar regeringen i nästa steg att skapa en strategi som inte bara fastställer riktlinjer för kvadratmetrar, antal meter från tågstationen och kvadratmeterhyra. Förhoppningen är att en strategi skapas som faktiskt tar sikte på det som är mer svårmätbart – men verksamhetskritiskt. Människors möjlighet att samarbeta, tänka nytt, känna tillhörighet.

Det är lätt att räkna på kvadratmeter. Det är svårare att räkna på engagemang.

Vi behöver ta ett bredare grepp. Visst ska vi prata yta, geografi och pris, men vi måste samtidigt prata om arbetsformer, organisationskultur, ledarskap, kompetensförsörjning. Och om vad som krävs av det fysiska kontoret för att stödja allt detta.

När vi gör det, ser vi ofta att lösningen inte är större eller mindre yta – utan smartare yta. Mer ändamålsenliga lokaler. Mer medveten användning. En plats som människor faktiskt väljer att komma till.

"Det är inte alltid billigare på kort sikt. Men det är betydligt mer hållbart – både ekonomiskt, mänskligt och organisatoriskt – över tid." Ellen Friedman, Co-CEO & Fastighetskonsult, Tenant & Partner

Vill ni ha hjälp att förstå hur ert kontor kan skapa mer värde – inte bara kosta mindre? Det hjälper vi gärna till med.

/Ellen

PS. Jag måste ändå säga att jag är imponerad över hur lokalkostnaden per anställd har minskat under en period då fastighetsmarknaden utvecklas i stark takt uppåt och rullande hyresavtal har ökat med KPI.