Att förhandla hyresavtal för kontorslokaler 2025 kräver nya strategier. Pandemin har förändrat vårt sätt att arbeta i grunden och utvecklingen fortsätter i snabb takt med AI och digitalisering i framkant. Det hybrida arbetslivet ställer nya krav på våra lokaler där funktionella, mer flexibla och hållbara ytor efterfrågas. Samtidigt pressar inflation och konjunkturläge organisationer att se över sina lokalkostnader.
För dig som lokalhyresgäst innebär detta både stora möjligheter och ökad komplexitet. Rätt hyresvillkor och lokaler som stödjer verksamheten uppnås inte av en slump, det uppnås genom strategiskt arbete och framförhållning.
Vi delar med oss av fem konkreta tips för att lyckas som hyresgäst i dagens marknad:
1: Driv hyresförhandlingen – ta kontroll över processen
Vänta inte på att fastighetsägaren ska ta första steget, genom att själv ta initiativ till dialogen skapar ni en bättre förhandlingsposition och visar att du har koll. En passiv inställning kan leda till att du förlorar kontrollen över förhandlingen och kanske missar möjligheter att anpassa avtalet till dina specifika behov.
Skapa egna förutsättningar genom att ta initiativ till en strukturerad förhandlingsprocess. Förbered inte bara vad du vill uppnå utan också hur du kommunicerar det. Tänk på att din kommunikation, redan långt innan ni sitter i ett förhandlingsrum, sänder signaler. Visa att du är insatt, nyfiken och långsiktig.
2: Börja i god tid – sänk lokalkostnaderna
Att förlita sig på sista-minuten-förhandlingar kan få ekonomiska konsekvenser. Om ni inte har tid att utforska alternativ, kan ni bli tvingade att acceptera höga hyror eller ogynnsamma villkor som inte är hållbara för er verksamhet på lång sikt.
Börja i god tid för att hinna utforska alternativ, skapa konkurrens och förhandla från en starkare position. KPI har drivit upp hyresnivåerna med cirka 20 procent de senaste åren, och har ni inte agerat för att omförhandla kan ni idag betala mer än nödvändigt. Att börja tidigt ger dig möjlighet att undersöka marknaden och jämföra flera alternativ.
3: Jämför kontorslokaler – hitta bäst värde
Ett beslut om framtida lokaler baserat på för lite information kan innebära att ni går miste om bättre alternativ, både när det gäller pris och anpassning till verksamhetens behov. Det kan även innebära att ni inte får den flexibilitet ni behöver för framtiden.
Undersök vad marknaden faktiskt har att erbjuda. Det finns idag en större spridning i kvalitet och pris, även inom samma kvarter. Genom att utvärdera alternativa lokaler och villkor får ni både bättre beslutsunderlag och starkare argument i dialogen hyresvärden. Att känna till de olika alternativen ger er fördelen att kunna jämföra och väga för- och nackdelar.
4: Förstå fastighetsägaren – förbättra hyresavtalet
Förståelse för vem ni förhandlar med kan göra stor skillnad. Vad driver fastighetsägaren? Hur ser deras situation ut? Vad är viktigt för dem? Genom att sätta er in i fastighetsägarens situation, mål och strategi kan ni hitta gemensamma lösningar och skapa långsiktiga relationer. Hyresvärdar söker ofta pålitliga hyresgäster som har en klar vision och som kan ge stabilitet och värde i deras portfölj.
5: Förhandla mer än hyran – tänk helhet
Fokus ligger ofta på hyran, men om ni enbart fokuserar på hyresnivån riskerar ni att förbise andra villkor som faktiskt kan ha större påverkan på de totala kostnaderna och flexibiliteten framåt. Exempelvis kan villkor om indexering, flexibilitet, service, framtida möjligheter, underhållsansvar och övrigt ansvar leda till att hyran snabbt skjuter i höjden.
Att hyresförhandla handlar alltså inte bara om att komma fram till lägsta möjliga hyresnivå utan om att skapa en helhet för sitt/sina avtal som fungerar på lång sikt.
Oavsett om ni planerar att stanna kvar eller överväger att flytta, är det rätt tid att se över era förutsättningar.
Det är hyresgästens marknad just nu och för att verkligen utnyttja de möjligheter som finns krävs ett strategiskt och professionellt grepp. Oavsett om ni planerar att stanna kvar eller överväger att flytta, är det rätt tid att se över era förutsättningar. Både för att omförhandla till mer fördelaktiga villkor och för att säkerställa att lokalerna, nuvarande eller framtida, på bästa sätt stödjer verksamhetens behov.
Som hyresgästens lojala ombud har vi på Tenant & Partner i över 30 år hjälpt företag och organisationer att navigera på lokalmarknaden och skapa förutsättningar för arbetsplatser som stärker både människor och affär. Vill ni få bättre kontroll på era lokalkostnader och samtidigt se till att era lokaler verkligen stödjer verksamheten? Kontakta oss så tar vi tillsammans nästa steg!
Relaterad läsning/lyssning:
