Sweco

Ett Facility Management (FM)-avtal för ”levande och hållbara kontorsmiljöer att längta till”!

sweco_logo
sweco manniskor pa arbetsplats

Behov och utmaning

Sweco initierade under våren 2023 ett samarbete med Tenant & Partner för stöd med att upphandla samtliga Facility Management (FM)-tjänster för Swecos kontor i Sverige. Sweco som uppdragsgivare önskade öka det strategiska fokuset med hjälp av en FM-leverantör som med en strategisk inriktning kunde bidra och driva mot Swecos mål på ett aktivt sätt samtidigt som tjänsteleveransen inom FM kontinuerligt och strukturerat kunde vidareutvecklas.

Målsättningen var att etablera en FM-leverantör som strategisk partner för att koordinera alla FM-tjänster över samtliga kontor, driva standardisering, effektivisering, kontinuerlig utveckling och inte minst hållbarhet. 

Jag vill passa på att tacka för utomordentligt bra insatser kopplat till att vi landat detta avtal. Bra jobbat! Nu finns alla förutsättningar att, på riktigt, skapa framdrift i att skapa ”levande och hållbara kontorsmiljöer att längta till

Johan Ellert, inköpschef på Sweco

Lösning

Tillsammans sattes tydliga mål för vad Sweco ville uppnå med upphandlingen och det nya FM-avtalet och dessa mål blev vägvisare för Tenant & Partner i arbetet att säkerställa rätt mekanismer i det nya avtalet samt val av upphandlingsförfarande. Utvalda FM-leverantörer bjöds in att lämna anbud där dessa gavs utrymme att föreslå både operativa- och avtalsrelaterade lösningar. Med fokus på att över tid arbeta mot Swecos mål vägledde Tenant & Partner, i samråd med Sweco, processen att finslipa avtalet utifrån att skapa balans för båda parter där viktiga hörnstenar var transparens, rådighet, effektivitet, kvalité och incitament att driva strategiska frågor.

Sweco_foto_oskar_omne28

Sweco både vill och tror på det långsiktiga i att hantera sin FM-leverantör i partnerskap för att optimera och uppnå bästa resultat. Tenant & Partner säkerställde därför att det i avtalet inkluderades vägledande principer, grunder i hur parterna förväntas agera och bevaka varandras intressen samt ett partnerskapsindex som värdemätare för relationen och för hur väl partnerskapet fungerar och levererar.

helena_liljegren_sweco-1

Jag vill rikta ett stort tack för ett fantastiskt arbete under det här dryga halvåret som vi jobbat med att signera ett nytt FM-avtal. Synnerligen professionellt och smidigt att jobba med er, och högt uppskattat på många håll inom Sweco!

Helena Liljegren, tillförordnad FM Chef på Sweco

Resultat

Efter många fruktsamma dialoger in i början av 2024, blev parterna med Tenant & Partners vägledning överens och Sweco kunde med vald FM-leverantör signera ett nytt och väl genomarbetat FM-avtal med fokus på de mål Sweco satt upp från start. Några exempel på vad som arbetats in är en öppen prismodell där FM-leverantören hålls ansvarig för operativ kvalité och kan erhålla ytterligare ersättning för specifika resultat relaterade till Swecos fokusområden. Parterna har strävat efter en enkelhet med minimal administration där Sweco har så stor kontroll som möjligt över sin FM-budget samtidigt som värde skapas för Sweco och dess medarbetare. Resan mot parternas vision kan börja: ”levande och hållbara kontorsmiljöer att längta till”.

Det nya FM-avtalet realiserades på kort tid och samtliga involverade parter förtjänar en eloge för det fantastiska arbete som utfördes. Samarbetet präglades av ett lösningsorienterat fokus med högt i tak där alla bidrog med rätt intentioner för att gemensamt föra ett väl genomarbetat avtal i mål. 

sweco_manniskor_i_lounge

 

Servicetjänster som bidrar till ert företags utveckling och hållbarhet!

Fredrik-Justesen

Jag berättar gärna mer om hur er organisation kan skapa bättre förutsättningar för era medarbetare genom optimerade FM-tjänster.