Nya tider innebär nya strategier för arbetsplatsen när medarbetarna blir mer mobila och digitala. Det viktigaste framöver är att skapa lösningar som passar fler och att empati och hållbarhet får råda när vi försöker komma så nära den perfekta arbetsplatsen som möjligt. Jonas Westerlund, ny kollega och arbetsplatsstrateg/förändringsledare på Tenant & Partner, delar här sina insikter om hur inte minst Coronasituationen påverkar både den fysiska och digitala arbetsplatsen.

Jonas kommer närmast från Volvo Group där han varit ansvarig för Future Workplace och varit med och skapat en av världens största databaser enligt Leesman Index. På Volvo genomförde Jonas ett stort antal projekt för att skapa modernare arbetsplatser och han har utfört beläggningsstudier på 15 000 medarbetare i drygt 30 projekt.

Mobilitet och flexibilitet 

För ett antal år sedan ansåg sig ofta vinnarna på aktivitetsbaserade kontor vara de som inte behövde förändra sig utan kunde jobba på som vanligt. Helst i egna rum. Idag är mobilitet ett av de viktigaste nyckelorden och möjligheten att arbeta oberoende av plats är hett eftertraktat. 

– Dagens vinnare är den som får möjlighet att jobba var som helst. Det kommer vi att märka inte minst utifrån det vi upplever just nu. Många företag kommer att inse att det fungerade alldeles utmärkt när personalen jobbade hemma under Coronakrisen. Kanske inte helt perfekt, det finns många utmaningar, men man kommer nog landa i att det är möjligt att hitta en balans. Att jobba hemifrån kommer inte längre ha en negativ klang, man kommer förhoppningsvis inte längre behöva förklara sig var man sitter eller varför, säger Jonas.  

Att inte vara beroende av en specifik plats för att kunna utföra sitt arbete är idag en förutsättning när allt fler behöver arbeta hemifrån. Men det har inte alltid varit något som företag eftersträvat.  

– När jag började arbeta med arbetsplatsförändringar för fem år sedan strävade man efter att inte vara mobil. Alla ville behålla sin fasta kontorsplats. En förändringsprocess startade alltid i diskussionen om eget rum eller inte. Allt handlade om individens förutsättningar, hur medarbetarna skulle klara sig i den nya kontorsmiljön och vilken den minst riskfyllda förändringen var. Vinnaren i förändringen var helt enkelt den som inte behövde förändra sig, fortsätter Jonas.  

Kartan kommer ritas om 

Jonas Westerlund tror att krisen kommer att göra att beläggningsgraden på kontor kommer att sjunka ytterligare och möjliggöra att aktivitetsbaserade lösningar kan bli ännu effektivare. Vi kommer att kunna se allt fler lösningar med en prismodell som är flexibel och baserad på nyttjandegrad och antal personer, istället för kvadratmeter, med bibehållen, eller till och med, ökad produktivitet. Delar av besparingen kommer kunna användas till att satsa på flexibla hyreskontrakt utanför city.   

– Jag tror att arbetsmarknaden kommer att förändras när det kommer till geografisk placering. Alla jobbannonser jag ser idag har antingen en angiven ort eller möjligen en flexibel ort. Men det är alltid givet att den sökande ska kunna ta sig till en specifik byggnad och jobba i den. Våra erfarenheter från krisen kommer leda till att en mängd av tjänster kommer vara oberoende av plats. Det kommer bredda arbetsmarknaden enormt och dessutom öka den aktiva tid verksamheter kan bedrivas tack vare tidsskillnaderna. Jag tror faktiskt att den här situationen vi är i just nu kommer att rita om kartan en hel del.  

Att kunna vara mobil kommer dessutom att bli ett krav på ett helt annat sätt. 

– Jag tror att de flesta kommer att förvänta sig att kunna vara mobila, med hjälp av den teknik som behövs. Och inte bara millennials utan människor från alla generationer. Det kommer också att handla om möjligheten att skapa en worklife balance, att underlätta vardagspusslet. Jag hoppas att vi kommer att få se fler satellitkontor utanför de större städerna, för dem som behöver ytterligare en lösning. Kanske vissa coworking ytor mitt i centrum kan flytta ut till mindre satellitkontor så att man inte behöver pendla in till stan varje dag. Då blir lösningen ett mellanting av att jobba hemma och åka in till kontoret i stan, egentligen aktivitetsbaserat på riktigt. Det kommer även hjälpa i bristen på en ergonomiskt utformad plats hemma och det kommer också medföra en ökad samhörighetskänsla i närområdet där man bor, spår Jonas. 

Digitala arbetssätt med ökad samhörighet och tillit  

– Det handlar om att anpassa de nya kontoren till att fungera även för olika team. Man måste ta tid att analysera olika team i verksamheten och även hur de förändras över tid. I samma veva som många startat sin resa mot ett aktivitetsbaserat kontor har många också börjat sina digitaliseringsresor i kärnverksamheten. Det har gjort att efterfrågan på att jobba i team och agila arbetssätt har kommit mer och mer. Vi kommer dock att se en varierande inställning till att sitta ihop efter krisen. Social distansering kommer under en tid att vara en faktor på arbetsplatserna, men kommer att återgå till ett normalläge med tiden. Städning av kontoren kommer dock att öka till en högre nivå permanent och troligen kommer vi också välja att jobba hemma i större grad, vid minsta tecken på sjukdom. Detta kommer i sin tur minska smittorisken på arbetsplatserna, säger Jonas. 

Jonas spår vidare att vi framöver kommer att se fler blandade kontorslösningar. Han hoppas och tror att empati och omsorgen om varandra kommer att styra. Att vi kommer komma till insikt om att en specifik lösning inte passar för alla och att undantagen inte kommer att ses som något negativt. Olika lösningar för olika människor inom samma kontor är det absolut bästa. 

– Vid en förändringsprocess innan krisen var nyckelorden digitala arbetssätt och tillit till varandra trots att man inte skulle komma att se eller sitta tillsammans. I den delen av förändringen har vi nu tagit ett rejält kliv framåt. Sannolikt kommer vi komma att se motreaktioner i spåren av krisen men över tid kommer våra erfarenheter leda till ökad känsla av samhörighet även på distans och att samarbete i stor grad sker konstant, inte bara när vi fysiskt sitter bredvid varandra, tror Jonas. 

Nya insikter 

Vi har kunnat ta del av många guider med tips och råd för en effektiv arbetsdag hemma under krisen. Vi har också tränat oss i mötesteknik. Jonas Westerlund tror detta kommer effektivisera våra arbetssätt även efter situationen vi befinner oss i nu.  

– Vi kommer ta med oss en ökad medvetenhet om att strukturera och prioritera dagen. Vad är egentligen viktigast idag? Vilka behöver jag arbeta tillsammans med? Var är bästa platsen för att utföra det? Vi kommer också ta med oss insikten om värdet av andras tid och minska antalet möten då vi kallar personer vars tid vi eventuellt slösar med genom att de bara sitter med. Vi kommer också prata mindre i munnen på varandra och bli bättre på att börja och sluta i tid. Och vi kommer att vara mer engagerade när vi ses. Vi har saknat att träffas och över tid kommer det gynna den personliga närvaron i våra möten. Vi kommer att luta oss mer framåt och mindre bakåt runt bordet.  

Vi hälsar Jonas Westerlund varmt välkommen till oss på Tenant & Partner. Vill du höra mer om arbetsplatsutveckling i rådande situation kontakta gärna oss för en digital fika. 

Jonas Westerlund, Arbetsplatsstrateg och förändringsledare
jonas.westerlund@tenantandpartner.com
070-850 12 89