Står 49% av era skrivbord tomma under arbetstid?

Behöver ni se er om efter nya lokaler? Eller vill ni genomföra förändringar i era befintliga lokaler för att de ska stödja verksamheten på ett bättre sätt? En förstudie är ett bra första steg i varje lokalrelaterat projekt. Frågan är bara: vilka delar ska förstudien innehålla? Vad ska ni mäta och vad hoppas ni uppnå genom att mäta det?

Det finns en trend i dagens samhälle att allt ska mätas. Som privatpersoner mäter vi med telefon eller aktivitetsband hur många steg vi tar och hur vi mår, och företag omkring oss mäter vad vi är intresserade av på internet, hur vi använder kollektivtrafiken och mycket annat. Allting mäts precis hela tiden.

Den här trenden följer även med oss in i arbetslivet. Företag vill mäta sina medarbetares välmående, produktivitet och sjukfrånvaro, hur kontorsbeläggningen ser ut, hur lokalerna nyttjas och så vidare.

Idag finns ett antal företag som har skapat metoder för att kartlägga arbetsplatsen, medarbetarnas välmående och hur nöjda de är i sin arbetsvardag. Dessa verktyg är oerhört värdefulla – men bara om de data som samlas in analyseras och används på rätt sätt.

Det handlar om att göra sin hemläxa genom att ta reda på vad verksamheten egentligen behöver och därefter välja vilken metod som är bäst. Utmaningen ligger i att skräddarsy de verktyg som finns utifrån verksamhetens egna frågeställningar och faktiska behov.

Vilka mätningar ska vi göra?

På Tenant & Partner genomför vi varje år ett stort antal förstudier åt företag, myndigheter och andra organisationer. Förstudiens omfattning och inriktning varierar från fall till fall beroende på projektets art, men den tar alltid avstamp i en analys av syfte, nuläge och målsättning.

Som underlag för denna analys genomför vi en workshop tillsammans med kunden, i de flesta fall med ledningsgruppen. Därefter kan beslut fattas om vilken sorts förstudie som behövs i det aktuella fallet, vilka mål som ska sättas upp samt vilka mätningar som ska genomföras.

Beläggningsmätningen ger svar

Ett exempel på en vanlig och bra analys för att ta reda på hur kontoret används är en klassisk beläggningsmätning. Beläggningsmätningen visar hur kontorets olika delar används och hur många medarbetare som är på plats samtidigt under en normal arbetsvecka.

I mätningar som vi genomfört i både privat sektor och offentlig förvaltning brukar den genomsnittliga beläggningen ligga mellan 35 och 50 procent, men siffran varierar kraftigt mellan olika verksamheter och även inom samma företag.

Hur tolkar vi svaren?

Men vad betyder resultatet? Olika mottagare tolkar resultatet på olika sätt beroende på vilken roll och vilken agenda hen har.

  • Finansdirektören tänker kanske ”här går det att spara pengar genom att minska på ytan”.
  • Hos HR väcker samma resultat däremot frågan ”varför jobbar så många av våra medarbetare någon annanstans än på kontoret?”.
  • Medarbetaren kanske undrar ”var är mina kollegor, är det bara jag som jobbar här?”.

Det finns med andra ord många åsikter som spelar in och att flera olika tolkningar av resultatet kan göras. Det är viktigt att slutsatsen av analysen inte blir en vald sanning, utan att resultatet används som en ingång till dialog och fortsatt arbete.

Analysen ligger till grund för det fortsatta arbetet

Efter beläggningsmätningen är därför ett naturligt nästa steg i förstudien att samla ledningsgrupp och ledare för att analysera resultaten och slå fast det fortsatta arbetets inriktning. Denna diskussion ligger till grund för den medarbetarenkät och de djupintervjuer med utvalda ledare och medarbetare som ofta ingår i en förstudie.

Inom Tenant & Partner delar vi in förstudier i tre huvudsakliga kategorier: förstudie lokalbehov, förstudie fastighetstransaktion och förstudie nya arbetssätt. Beroende på den individuella kundens behov och situation kan varje enskild förstudie innehålla delar från en eller flera av dessa kategorier. Läs mer om förstudier, vilka mätningar och aktiviteter som kan ingå och hur en förstudie kan hjälpa er i vår guide ”En förstudie ger en bra grund att stå på”.

Så kan en förstudie hjälpa er  En förstudie är en bra utgångspunkt för alla lokalrelaterade projekt och kan  vara nyckeln till en framgångsrik resa Kostnadsfri guide
[ajax_load_more post_type="post" transition="fade" posts_per_page="6" max_pages="0"]